Termine über Termine! Aufgaben über Aufgaben! Mittlerweile hat sich bei Ihnen so viel angestaut, dass Sie kaum noch wissen, wo Sie anfangen sollen. Unser Zeitmanagement-Experte Wolfgang Precht hat sich Gedanken gemacht, ob Ihnen in diesem Fall eine To-do-Listen helfen kann und gibt Tipps, wie man eine solche Liste am sinnvollsten erstellt.
Wie kann ich meinen Tag strukturieren? Wie kann ich meinen Tagesablauf sinnvoll planen? Wie viel Planung brauche ich für meinen Tag? Mit diesen Themen haben wir uns in meiner kleinen Reihe zum Thema Zeitmanagement schon aus unterschiedlichen Blickwinkeln beschäftigt. Hier kommt ein weiterer: Wie sinnvoll sind To-do-Listen?
To-Do-Listen können helfen, den Tag zu planen – wenn man sie richtig macht
Wie immer im Leben finden sich auch hier Extreme wieder. Da gibt es diejenigen, die sich morgens hinsetzen und lange Listen schreiben mit allem, was sie heute erledigen wollen. Diese Leute stellen häufig abends fest, dass diese Listen das Papier nicht wert gewesen sind, auf das sie geschrieben wurden. Das kann unterschiedliche Gründe haben:
- Manches habe ich doch übersehen
- Manches habe ich vergessen
- Ich habe vergessen, auf meine Liste zu schauen
- Ich bin zu manchen Dingen nicht gekommen, weil ich mir zu viel vorgenommen hatte
In allen diesen Fällen ist jedenfalls eine Gemeinsamkeit zu erkennen: Dieses Ergebnis am Abend produziert Frust-Erlebnisse. Wer will das schon?
Natürlich gibt es auch das andere Extrem. Leute, die überhaupt nicht planen, die alles an sich herankommen lassen und darauf vertrauen, dass sie schon das richtige und wichtige aus dem vielfältigen Angebot an Tagesaufgaben für sich herauspicken können. Manchmal klappt das, manchmal nicht. Wenn nicht, dann folgt wieder der abendliche Frust.
So sollte eine gute To-do-Liste aussehen:
- Wenn Sie komplexere Aufgaben zu erledigen haben, schreiben Sie sich nur das auf, was Sie am heutigen Tag erledigen wollen und können!
- Überfrachten Sie Ihre Liste nicht: Drei bis vier wichtige Tätigkeiten oder Aufgaben pro Tag sind völlig ausreichend. Haben Sie keine Sorge, dass es Ihnen langweilig wird, es werden noch genügend unvorhergesehene und ungeplante Dinge passieren. Aber gerade weil das so ist, achten Sie darauf, dass Ihre Liste überschaubar bleibt.
- Halten Sie Ihre Liste frei von Kleinkram und Routinetätigkeiten. Schreiben Sie nur die Dinge auf, die einmalig, für diesen Tag besonders und auch wichtig sind.
- Wenn es um termingebundene Aktivitäten geht, machen Sie sich einen Vermerk in Ihrem Handy oder Smartphone, damit Sie nicht am Nachmittag sehen, was Sie am Vormittag erledigen wollten.
- Prüfen Sie, ob Sie wirklich an jedem Tag eine solche To- Do-Liste brauchen, oder ob Sie sich eine solche Liste nicht besser für wirklich besondere Aktivitäten vorbehalten. Erfahrungsgemäß erhalten To-Do-Listen eine höhere Relevanz, wenn sie nicht selber zur Routinetätigkeit verkommen.
Auch hier ist es wichtig, dass Sie das für Sie selber richtige Maß finden und sich nicht von externen Vorgaben beeinflussen lassen. Sie wissen ja, was Helmut Kohl bereits gesagt hat: Entscheidend ist, was hinten rauskommt. Mit anderen Worten: Wenn Sie am Ende des Tages Ihre wichtigen Aufgaben erledigt haben, ist es nebensächlich, ob Sie das mithilfe einer Liste, mithilfe Ihres Smartphones oder aus dem Kopf geschafft haben.
In diesem Sinne viel Spaß und Erfolg!
