Die Organisation einer Veranstaltung beruht zu mindestens 50% auf Erfahrung! Jedes Event ist ein Unikat mit neuen Herausforderungen, Lösungswegen und Erkenntnissen. Aus der Erfahrung mit hunderten von Veranstaltungen hat evidero-Event-Experte Wolf Rübner einige Erfolgsprinzipien herausgefiltert. Tipps, die Ihnen auch bei kleinen Events helfen können:
Von der Idee zum Konzept
Auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event kommen wir zu der beinahe wichtigsten Etappe: Sie brauchen gestalterische Ideen. Besser noch ein Konzept. Wir wenden uns der Frage zu: Wie entsteht eigentlich ein erfolgreiches Event-Konzept? Das Konzept ist der Bauplan einer Veranstaltung. Es ist aber auch ein kreativer Leitfaden, der bei der Planung und Organisation gebraucht wird. Die Konzeptentwicklung folgt einem logischen Aufbau: Am Anfang steht die sorgfältige Analyse der Aufgabenstellung und der Rahmenbedingungen.
1. Die Aufgabenstellung – das sogenannte Briefing, wie es die Werbeleute nennen
Nichts spart mehr Zeit und Kosten als ein gutes Briefing. Für Sie persönlich ist es auch ein Stück Selbstdisziplinierung. Sie zwingen sich im gut gemeinten Sinn, klar und strukturiert an die Veranstaltungsplanung heranzugehen. Dieses Briefing-Papier, man könnte auch sagen, das Pflichtenheft, ermöglicht eine zielorientierte Durchführung der Aufgaben. Es dient der Information aller Beteiligten und damit auch der Identifikation mit der Sache. Was gehört in das Briefing? Die Beantwortung wesentlicher Fragen, die das Konzept auffächern:
• wer? (die Zielgruppe, der Auftraggeber)
• wer noch? (die Stakeholder, also die Betroffenen)
• wo? (Veranstaltungsort)
• wo noch? (das geographische Umfeld, die örtlichen Alternativen)
• was? (die Vision, der Auftrag, Inhalte)
• was noch (die verdeckten Aufträge, die Probleme, die Hilfen)
• wie? (die Idee, die Umsetzung, die Formate)
• wie noch? (weitere / andere Anreize, Vorerfahrungen, Geschichte)
• wann? (der Zeitpunkt, der Zeitraum, die Dauer)
• wann noch? (Alternativen mit Auftraggeber, aus der Sache)
• warum? (die formulierten Ziele und Wünsche)
• warum noch? (die verdeckten Ziele, Wünsche, die Bedürfnisse)
• wie viel (das genannte, offizielle Budget)
• wie viel noch? (weiteres Budget, Ressourcen und Quellen)
Die Ziele sollten aussagekräftig und differenziert formuliert sein. Der Anlass, Ort und Zeit gehören zu den harten Fakten, genauso wie eine klar umrissene Zielgruppe. Es reicht allerdings nicht aus, dass bestimmte Altersgruppen und eher Männer angesprochen werden, sondern auch ihre Vor-Erfahrungen, ihre Erwartungen. Von Bedeutung sind aber auch weiche Faktoren wie die Unternehmenskultur, die Stellung auf dem Markt, die Positionierung der Produkte oder Dienstleistungen und vieles mehr. Welches Image soll aufgebaut werden? Dazu müssen Sie die Markeneigenschaften beschreiben, den Produktnutzen klarstellen.
2. Die Recherche
Sie bezieht sich auf Inhalte, die mit dem Anlass und dem Unternehmen in Verbindung stehen, auf eine geeignete Location und auf eine inszenatorische Idee. Nicht zu vergessen sind die Kosten, die geschätzt oder erfragt werden müssen, denn ohne Kenntnis der Kosten kann man keine Entscheidung treffen. Sie müssen sich in Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte/Dienstleistungen hineindenken und hineinfühlen und alle Informationen zusammentragen.
3. Die Ideenskizze
Das ist der Plot wie man beim Film sagt. Die konzeptionelle Grundidee mit dem Schauplatz des Geschehens – die Location. Es ist die Beschreibung der Handlung, also das Programm und den emotionalen Wirkungen auf das Publikum (die Zielgruppe). Es handelt sich um drei bis vier DIN A4-Seiten ohne Gestaltung, aber aussagekräftig, mit genügend Inhalten, die man erläutern, besprechen und beurteilen kann. Mit dieser Ideenskizze melden wir uns beim Auftraggeber und vereinbaren einen….
4. Schulterblick zur Konzept-Verbesserung
Sie besprechen sich mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitern oder Ihrem Chef. Einfach, um eine andere Meinung einzuholen. Zünden Ihre Ideen? Kann man das so machen? Wie kann man das verfeinern? Ist das machbar? Ist das finanzierbar? Tausend Fragen. Die Rückmeldungen verbessern Ihr Konzept und geben neue Anregungen.
Ein Tipp: Schlafen Sie eine Nacht darüber und machen Sie dann einen Machbarkeits-Check! Lassen Sie zwei bis drei Personen Ihres Vertrauens das Konzept kritisch lesen. Ob die Ideen zünden? Ob das der Zielgruppe gefällt? Ob das in Ihrem Unternehmen oder Verein ankommt? Gehen Sie zum Event-TÜV! Nach der Verabschiedung des Konzepts geht es an die Umsetzung mit konkreten Inhalten, die durch die Inszenierung zu einer erlebbaren, emotionalen Botschaft werden.
