Wir haben für euch einige Anregungen von Experten gesammelt, wie ihr mit der Email Flut umgehen könnt, damit eure Erholung nach dem Urlaub nicht gleich wieder vom alltäglichen Arbeitsstress vernichtet wird.
1. Darf man Mails nach dem Urlaub ungelesen löschen?
Bitte niemals ungefragt Arbeits-Mails löschen! Einige wenige Unternehmen wie Daimler erlauben das. Aber ist es nicht ausdrücklich erlaubt, man muss mit einer Abmahnung und im schlimmsten Fall mit einer Kündigung rechnen.
Um sich im Wust der Mails zurechtzufinden, kann man sich aber alle Mails, in denen man in Kopie (cc) steht, separat anzeigen lassen und hinterher prüfen, wie relevant diese sind. So können die zunächst wesentlichen Mails schon mal erheblich reduziert werden.
2. Wie kann man Mails möglichst schnell abarbeiten?
Danach sollte man sichten und kategorisieren, bevor man anfängt, drauflos zu arbeiten. In einem ersten Durchgang bietet sich die Einteilung in 1. Handlungsbedarf (ich muss etwas tun), 2. kein Handlungsbedarf (ich muss erstmal nichts tun), 3. Papierkorb an.
Dann nimmt man sich die Mails mit Handlungsbedarf vor und teilt sie wiederum ein: 1.Termin (bis zu einem bestimmten Termin zu erledigen), 2. Aufgabe (mit dem Inhalt dieser Mail muss ich etwas tun, eine Präsentation vorbereiten, o.ä.m.), 3.Warten (hier wartet man noch auf weitere Informationen, bevor man etwas tun kann).
Sind die wichtigsten Mails auf Termin erledigt, nimmt man sich die mit der Kennzeichnung “Aufgabe” vor, usw.
3. In welchem Zeitraum sollte man Mails nach dem Urlaub beantworten?
Für den Zeitraum, innerhalb dessen Mails nach dem Urlaub beantwortet werden müssen, gibt es eine Faustregel: In etwa ein Viertel des Urlaubs. War ich ein langes Wochenende weg, dann nach einem Tag, war ich vier Wochen im Urlaub, nach einer Woche.
Am besten schlägt man beim Abwesenheits-Assistenten noch ein paar Tage drauf, dann hat man gleich etwas mehr Puffer. Bei bestimmten Absendern empfiehlt es sich auch, direkt Kontakt aufzunehmen, zu bestätigen, dass man die Mail gelesen hat und zu fragen, ob die Beantwortung oder Erledigung noch Zeit hat. Dann weiß der Andere, dass sein Anliegen nicht vergessen wurde und das kann meist schon fürs Erste genügen.
4. Mails im Urlaub lesen?
Grundsätzlich nein, der Urlaub dient der Erholung, das ist auch im Bundesurlaubsgesetz so festgelegt. Wer es trotzdem tut, liest demnach also freiwillig. Für Führungskräfte ist die Bearbeitung von Mails im Urlaub aber meist unerlässlich, die ständige Erreichbarkeit verursacht daher oft Stress.
Hier kommt es auf die richtige persönliche Einstellung an: Wenn man von seinen 24 Stunden im Urlaub volle 23,5 für die Familie, für den Partner oder einfach für sich selbst einplant und die restliche halbe Stunde für das Email-Postfach, dann kann das gut gehen und man fühlt sich weniger gestresst.
5. Mail-Flut für den nächsten Urlaub verhindern!
Auf jeden Fall natürlich Abwesenheits-Assitenten einrichten und ein paar Tage draufschlagen. Möglicherweise kann man die Nachricht darin so gestalten, dass man die Absender darauf hinweist, dass sie ihre Mails nach Ablauf des Urlaubs erneut senden sollen. Und dass sie sich in dringenden Fällen doch unbedingt an die darin bestimmte Vertretung wenden.
Es wäre auch durchaus sinnvoll, seine Vertretung für die Sichtung des Posteingang während der Urlaubszeit zu beauftragen.
