Kennen Sie das? Zeitkiller am Arbeitsplatz verschwenden oft wertvolle Ressourcen und erschöpfen unsere Motivation durch mangelnde Erfolgserlebnisse. Office-Coach Ina Grobach hat 10 Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsplatz so gestalten können, dass Sie effektiver arbeiten können und dabei auch fit und gesund bleiben.
Moderne Arbeitsorganisation heißt die Lösung. Schrittweise mit den richtigen Werkzeugen und der Bereitschaft zur stetigen Veränderung. Das schafft Raum und Zeit zum Durchatmen und nimmt dem Arbeitsalltag das Hamsterrad-Gefühl. So gibt es wieder mehr Motivation für ein effektives Arbeiten.
Mit einfachen Maßnahmen schaffen Sie Zeit für das Wesentliche! Meine 10 Tipps für Sie:
1. Büro organisieren: Sortieren Sie gnadenlos aus
Unerledigtes blockiert Ihre Energie und das Suchen kostet Sie wertvolle Zeit. In vielen Betrieben werden 20 Prozent der Unterlagen wegen schlechter Ablage nicht mehr gefunden. Papierstapel, alte Akten oder Notizen erwecken den Eindruck, die Arbeit nicht schaffen zu können. Sie stehlen Platz und entfernen Sie von Ihren wirklich wichtigen Zielen.
Wofür brauchen Sie das Dokument? Wann war der letzte Zugriff? Dies sind wichtige Fragen, die Ihnen das Loslassen erleichtern.
2. Strukturieren Sie Ihren Arbeitsplatz und räumen Sie am Abend auf
Ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld ist die beste Basis für Konzentration, Übersicht und Entscheidungs-Sicherheit. Starten Sie täglich mit einem freien Schreibtisch, so steigt die Chance, Ihre geplanten Aufgaben zu erreichen. Unterlagen sollten Ihren Arbeitsplatz nach Bearbeitung wieder verlassen. Entscheiden Sie direkt – ob Sie löschen, ablegen, delegieren oder bearbeiten wollen.
3. Ein einheitliches System erleichtert die Büroorganisation
Jedes Ding an seinem Ort, spart viel Zeit, Verdruss und Wort…
Akten, Materialien, Formulare und Arbeitsmittel sind so für alle schnell erhältlich. Das ist vor allem wichtig, wenn mehrere Personen mit den gleichen Unterlagen arbeiten müssen. Eine eindeutige Beschriftung bringt direkten Überblick und verhindert Störungen. Ebenfalls hilfreich sind Regeln zur Nutzung und Aktualisierung, damit nicht jeder ein anderes System anwendet.
4. Effizienz im Büro: Erstellen Sie einen Aktenplan für Ihre Unterlagen
Um auf Daten zielgerichtet im Team zugreifen zu können, bedarf es Regeln. Ein gemeinsam erarbeiteter Aktenplan schafft Übersicht. Das geht übrigens auch online, man braucht keine Papier-Ungetüme. Wesentlich ist hierbei, die Daten/Aktenbezeichnung, den Standort und die Zugriffsrechte zu definieren. Papier- und EDV-Dokumente sollten gleich aufgebaut sein.
5. CRM – Datenbanksysteme – Basis effektiver Kunden- und Auftragsabwicklung
Unter Umständen besteht ein Großteil Ihrer Tagesarbeit aus Kunden- und Projektkommunikation. Angebote, Aufträge, Bestellungen und Rechnungen sollten direkt erstellt werden. Ein Datenbanksystem ist Informationsportal für standardisierte und vollständige Daten und zuverlässige Basis für Planung und Auswertung der geschäftlichen Aktivitäten. So weiß jeder Mitarbeiter, welcher Kunde schon kontaktiert wurde und welche Arbeitsabläufe stattgefunden haben. Es vermeidet doppelte Arbeit und erleichtert die Suche nach Kundendaten.
6. Führen Sie E-Mail Richtlinien ein, um effektiver zu arbeiten
Die Informationsflut holt uns ein. Dies immer mehr auf elektronischem Weg. Teils wird Arbeit produziert – anstatt erledigt zu werden. Stetige Erreichbarkeit kann zum Zeitfresser werden. Eine unternehmensinterne „E-Mail-Kultur“ fördert einen effektiven Umgang mit der elektronischen Post und eine gute Kommunikation.
Einigen Sie sich darauf, wann E-Mails verschickt werden und welche Aufgaben Sie ohne elektronische Post lösen können. Gibt es Alternativen, die schneller gehen oder aber den Mitarbeitern mehr Freiraum lassen, die Aufgaben dann zu bearbeiten, wenn sie Zeit dazu haben?
7. Integrieren Sie mobile Lösungen in Ihren Arbeitsalltag
Der Einzug von Smartphone und Tablett ermöglicht es, Informationen zeitnah und papierarm zu verarbeiten. Leistungen und Produkte können beim Kunden professionell präsentiert und schnell dokumentiert werden.
Schon der einfache Zugriff auf organisatorisch unterstützende Daten wie Termine, Kontakte, Projektdaten, Internet-Informationen etc. bringt immense Arbeitserleichterung. Eine Vielzahl von spezifischen Apps bringt nützliche Anwendungen für den jeweiligen Arbeitsbereich. Achten Sie aber darauf, sich nicht zum Sklaven Ihres Smartphones zu machen!
8. Nutzen Sie moderne Bürotechnik für die Organisation
Dokumentenscanner, Telefonanlagen oder Headsets sind Beispiele für wirksame Bürohelfer. Planen Sie in Ihren jährlichen Investitionen einen Anteil für neue Technik im Büro ein.
9. Setzen Sie Ziele und planen Sie Ihre Arbeit
Arbeiten Sie mit festen Terminen für jede Erledigung. Sammeln Sie unerledigte Aufgaben in der klassischen Wiedervorlage in Papier oder EDV. Erstellen Sie für komplexe Projekte einen exakten Zeitplan. Wer hat was bis wann zu erledigen? Prüfen Sie zwei Mal im Monat, ob Sie die zeitlichen Zielvorgaben erreicht haben.
10. Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement im Büro
Spüren Sie konsequent Ihre Zeitfresser auf. Fehlt Ihnen die Selbstdisziplin? Setzen Sie sich keine Ziele? Wollen Sie alles wissen und lesen Sie deshalb zu viel? Treffen Sie zu wenig klare Absprachen? Kommunizieren Sie ineffizient? Lassen Sie sich häufig unterbrechen? Tragen Sie häufig Konflikte mit Ihren Kollegen aus? Delegieren Sie zu wenig? Fehlt Ihnen der Antrieb? Haben Sie keinen Spaß an Ihrer Arbeit? Langweilen Sie Routinearbeiten? Trauen Sie sich auch einmal, nein zu sagen.
Ihre Investition? Erstmal benötigen Sie nur etwas Zeit um Ihren Büroalltag schrittweise zu entschleunigen. Der Erfolg wird schnell spürbar und bringt dauerhafte Erleichterung!
Fachkundige Unterstützung gibt’s beim Office-Coach in Trainings oder im betrieblichen Coaching.
