Vorsicht ist besser als Nachsicht. Das sollte jeder beherzigen, der ein Event planen will. Wie Sie sich für alle Eventualitäten rüsten, schreibt evidero-Event-Experte Wolf Rübner im dritten Teil unserer Event-Management-Reihe.
Murphy’s Gesetz austricksen
Damit nicht alles schief geht, was schief gehen kann — bevor Sie ein Event planen, ermitteln Sie bei Ihren Gästen den Bedarf. Welche Themen und Informationen sind aktuell? Planen Sie ein Event rechtzeitig! Bei einer Erstplanung lassen Sie sich fünf bis sechs Monate Zeit. Informieren Sie Ihre Zielgruppe rechtzeitig, z.B. durch ein „safe-the-date“.
Kommen wir zu den praktischen Dingen des Lebens: das deutsche Baurecht ist gefürchtet und schlägt auch bei Events zu! Das ist auch gut so, denn es dient der Sicherheit. Die Versammlungsstätten-Verordnung gilt für alle Räume, die mehr als 200 Personen fassen. Diese Verordnung enthält Sicherheitsvorschriften, u.a. für Fluchtwege, Notausgänge und insbesondere Regeln für die Bestuhlung. Weiterhin geht es um den Brandschutz und auch Toilettenanlagen.
Mit der neuen Versammlungsstätten-Verordnung (in Nordrhein-Westfalen heißt sie SonderbauVO NRW) werden erhöhte Anforderungen an das aufsichtführende Personal in Versammlungsstätten und an die Veranstalter gestellt. Die Sicherheit der Gäste und Beschäftigten hat höchste Priorität. Das fordert mehr Eigenverantwortung von Betreibern und Veranstaltern. Veranstaltungen sind mit besonderen Risiken verbunden. Es haftet immer eine natürliche Person wie z.B. Firmeninhaber, Gesellschafter, Geschäftsführer und ähnliche Positionen in der Unternehmensleitung.
Das nächste Stichwort heißt GEMA. Wer Musik komponiert, Musiktexte schreibt oder Musikwerke verlegt, hat einen Anspruch auf angemessene Bezahlung. Das ist weltweit durch nationale Urheberrechts-Gesetze und internationale Verträge geregelt. Für den Bereich der Musik hat die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte). Die Gebühren sind bei Anmeldung vor der Veranstaltung relativ gering. Es wird aber sehr teuer, wenn die GEMA feststellt, daß Sie Ihre Veranstaltung nicht angemeldet haben, denn dann ist es eine Urheberrechtsverletzung. Weitere Informationen finden Sie auf der GEMA- Homepage.
In diesem Zusammenhang ist auch auf die Künstlersozialabgabe hinzuweisen. Mit der Einführung der Künstlersozialabgabe 1983 kann jede Inanspruchnahme einer künstlerischen oder publizistischen Leistung durch ein Unternehmen sozial-abgabepflichtig sein. Weitere Informationen finden Sie auf der Website.
Risiko-Faktoren
Risiken kann man mit einer Versicherung abdecken. So ist es auch bei Veranstaltungen. Empfehlenswert ist der Abschluss einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung. Hierbei geht es in erster Linie um die unüberschaubaren und nicht mehr selbst tragbaren Personenschäden. Einer Ihrer Gäste stolpert unglücklich über ein schlecht verlegtes Lautsprecherkabel und fällt auf den Kopf. Der Gast muss umgehend ins Krankenhaus gebracht werden und wird dort längere Zeit stationär behandelt. Die auf Sie zukommenden Kosten sind immens und vom Einzelnen nicht mehr tragbar. Hier greift Ihre Veranstalter-Haftpflichtversicherung. Die Prämie ist überschaubar.
Bleiben wir bei den Risiken. Keine Versicherung schützt gegen organisatorische Risiken: Frage: Was kann bei der Organisation alles schief gehen? Antwort: Alles. Warum? Wegen mangelhafter Kommunikation oder mangelhafter Berechnung. Risikofaktor eins: falsches Berechnen oder Zählen (ein paar Essen zu wenig; kein schwarzer Stoff mehr, um etwas zu verhängen; leider ist der Teppich zu kurz; der Wein ist ausgegangen; nur noch Einzelzimmer, keine Doppelzimmer mehr; fehlende Flip-Charts für den Workshop, …). Die Vermeidungs- oder gar Lösungsstrategie: nachrechnen, nachzählen, Listen führen.
Risikofaktor zwei: Kommunikation. Was kann da schief gehen? Antwort: alles.
Was aus jeder Paarbeziehung oder Familie bekannt ist, wie auch aus jedem Unternehmen, kann bei Events nicht anders sein. Was helfen kann (aber nicht muss): Regeln aufstellen, Hierarchie und Struktur, nachfragen, wiederholen, unter Druck ruhig bleiben.
Programm-Check vorab: Das kann man schon vorab sehen: 15 Programm-Minuten für Kaffeepausen sind unrealistisch. Weg, Anstehen und Toilette kommen dazu, Teilnehmer wollen „noch schnell“ was besprechen, Kunden oder das Büro anrufen. Und 45 Minuten fürs Essen reichen bestenfalls bei Fingerfood im Stehen – ohne Warteschlangen. Zu knappe Zeiten erzeugen Gefühle von Hektik und Getriebensein.
Vor Ort den Zeitplan einhalten: Von konsequenter Pünktlichkeit des ersten Tages profitiert man am Folgetag. Also längere Pausen und Pufferzeiten einplanen, aber diese Zeiten dann möglichst einhalten. Große Gongs, Musik- oder Fanfarensignale signalisieren kurz vorab, dass es gleich (wieder) losgeht. Freundliche Helfer sorgen dafür, dass nicht alle vor oder hinter der Saaltür stehen bleiben.
Der Ablaufplan ist die Bibel des Eventmanagers. Die Mutter aller Checklisten. Denn hier steht chronologisch und minutiös, was alles zu tun ist während der Veranstaltung und von wem. Überhaupt…. Arbeiten Sie mit Checklisten!
Der Rest ist Improvisation, seien Sie bereit, Ihre ursprünglichen Pläne zu ändern.
